¬ŅC√≥mo programar una reuni√≥n en Zoom?

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A continuación, respondemos a la pregunta sobre: ¿cómo programar una reunión en Zoom?, considerando las configuraciones en sus diversas plataformas.

Zoom ofrece varias opciones para programar una reunión. Para ello lo primero es registrarse en la plataforma y crear un perfil, en el que se puede acceder a todas las funcionalidades de esta aplicación.

El anfitrión tiene el control de las opciones para las reuniones programadas, excepto las configuraciones que un administrador haya bloqueado para los usuarios en la cuenta o para los miembros de un grupo específico.

app zoom 1024x603 - ¿Cómo programar una reunión en Zoom?
Videoconferencias en Zoom, como programar

Programar reuniones desde la web en Zoom

Paso 1

Iniciar sesión en el portal web de Zoom y dar clic en Reuniones y, a continuación, en Programar una reunión nueva.

Paso 2

Configurar las opciones, hay que tener en cuenta que algunas de estas opciones pueden no estar disponibles si están deshabilitadas y bloqueadas en la posición «desactivado» en el nivel de cuenta o grupo. A continuación, hay que llenar los siguientes campos:

  • Tema: escribir un tema o nombre para la reunión.
  • Descripción: sobre lo que tratará la reunión (es opcional).
  • Fecha: seleccionar una fecha y hora, se puede realizar de forma manual.
  • Duración: este ajuste es sólo una estimación. La reunión no finalizará transcurrido ese periodo de tiempo.
  • Zona horaria: de manera predeterminada, Zoom utilizará la zona horaria establecida en el perfil. Dar clic en el menú desplegable para seleccionar una zona horaria diferente.
  • Reunión recurrente: para una reunión recurrente, el ID de reunión será el mismo en cada reunión. Se abrirán opciones de recurrencia adicionales. En dado caso de realizar de forma periódica la reunión hay que seleccionar si se realizará diariamente, semanal, mensual o sin fecha fija. La reunión se puede repetir hasta 50 veces. Si son más de 50, hay que seleccionar la opción Sin fecha fija.

Registrar esta reunión en la lista de eventos públicos: si su cuenta tiene habilitada la función de lista de eventos públicos, hay que marcar esta opción para incluir esta reunión en la lista.

  • Registro: marcar esta opción si la reunión requerirá inscripción de los participantes. En lugar de un enlace para que los participantes se unan, se le proporcionará un enlace de inscripción. Si se necesita registro y la reunión es recurrente, elija una de las siguientes opciones:

Los asistentes se registran una vez y pueden asistir a cualquiera de los eventos. Se detallarán todas las fechas y horas de las reuniones y se inscribirá al usuario registrado en todos los eventos.

Los usuarios se registran una vez y pueden elegir uno o más eventos a los que asistir. Tendrán que seleccionar en qué fechas y horas desean asistir y solo se inscribirán para tales eventos. Pueden seleccionar varias opciones.

  • Video del anfitrión: selecciona si desea habilitar o deshabilitar la cámara del anfitrión al unirse a la reunión. Incluso si elige desactivar la función, los anfitriones podrán iniciar el video.
  • Video del participante: elegir si desea habilitar o deshabilitar el video de los participantes al unirse a la reunión.
  • Opciones de audio: elegir si se permitirá que los usuarios llamen solo por teléfono, solo por el audio del equipo, el teléfono y audio del equipo (ambos) o audio de terceros (si está habilitado en su cuenta).
  • Marcar desde: si para esta reunión se ha habilitado la opción de teléfono o de teléfono y audio del equipo, dar clic en Editar para seleccionar los países de marcación que desea incluir en la invitación.
  • Requerir contraseña de reunión: aquí puede seleccionar el uso de contraseña e introducir la contraseña de la reunión. Los participantes deberán introducirla antes de unirse a la reunión programada.
  • Habilitar entrar antes que el hospedador: permite que los participantes se unan a la reunión sin el anfitrión o antes de que este se una. La reunión finalizará transcurridos 40 minutos para los usuarios de cuentas básicas (gratuitas) si se unen 3 o más personas.
  • Silenciar a los participantes al entrar: si la opción de entrar antes que el hospedador no está habilitada, se silenciará a todos los participantes a medida que se unan a la reunión. Los participantes pueden reactivar el audio por sí mismos tras unirse a la reunión.
  • Usar ID personal de la reunión: marque esta opción si desea usar su ID personal de la reunión. Si no se selecciona, se generará un ID de reunión único de forma aleatoria.
  • Habilitar la sala de espera: permite que el anfitrión controle el momento en el que los participantes se unen a la reunión colocándolos en una sala de espera.

Solamente los usuarios que iniciaron sesión pueden unirse a esta reunión: restringe el acceso a la reunión para que solo se puedan unir los usuarios que hayan iniciado sesión.

  • Modo predeterminado en video HD: si habilita esta opción, la vista del participante siempre pasará automáticamente del modo predeterminado a vídeo HD (si la función está disponible a través de la configuración de la cuenta).
  • Grabar la reunión automáticamente: esta hará que la reunión se grabe automáticamente. Seleccionar esta opción si desea que la grabación se realice de forma local (en su ordenador) o en la nube (www.zoom.us/recording ).

Paso 3

Para finalizar, dar clic en Guardar.

Una vez que haya terminado, se puede seleccionar una opción del calendario para agregar la reunión programada a su calendario o hacer clic en Copiar la invitación para enviar la invitación a su reunión de Zoom.

invitación zoom 1024x469 - ¿Cómo programar una reunión en Zoom?
Muestra de link de invitación Zoom

Paso 4

Copiar la invitación abrirá una ventana donde puede copiar todo el texto con la invitación para enviarla por correo electrónico.

copia invitación 1024x685 - ¿Cómo programar una reunión en Zoom?
Copia invitación para reunión en Zoom

Nota: Si se utiliza la opción «Calendario de Outlook», también se abrirá el archivo .ics en iCal si Outlook no es el programa de correo electrónico predeterminado en macOS.

Programa reuniones desde Android

Paso 1

Iniciar sesión en la aplicación de Zoom y seleccionar Programar

programar android - ¿Cómo programar una reunión en Zoom?
Programar desde Android reuniones en Zoom

Paso 2

Seleccionar las opciones de la reunión. Algunas de estas opciones pueden no estar disponibles si están deshabilitadas y bloqueadas según el nivel de cuenta o grupo. Y llenar los siguientes campos:

  • Tema: introduzca un tema o nombre para la reunión.
  • Fecha: seleccionar una fecha y hora para la reunión.
  • Zona horaria: de manera predeterminada, Zoom utilizará la configuración de la zona horaria del dispositivo.
  • Repetir: elija si desea configurar una reunión recurrente (el misma ID de reunión para cada evento).
  • Usar ID personal de la reunión: marcar esta opción si se desea usar su ID personal de la reunión. Si no se selecciona, se generará un ID de reunión único de forma aleatoria.
  • Opción de audio: Escoja su conexión de audio: elija si desea permitir que los usuarios llamen por el audio del dispositivo, teléfono o ambos.
  • Contraseña de la reunión: introducir una contraseña para que los participantes puedan unirse a la reunión programada.
  • Opciones avanzadas: Permitir unirse antes que el anfitrión: permite que los participantes se unan a la reunión antes que usted. La reunión finalizará transcurridos 40 minutos para los usuarios de cuentas básicas (gratuitas) si se unen 3 o más personas.
  • Grabar la reunión de manera automática: marcar esta opción si desea que la reunión se grabe automáticamente.
  • Grabar ubicación: seleccionar esta opción si desea que la grabación se realice de forma local (en su ordenador) o en la nube (www.zoom.us/recording ).
  • Agregar al calendario: añade la reunión a la aplicación de calendario predeterminada.

Paso 3

Pulsar Listo para finalizar la programación.

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