Abordamos el tema Office 365: aspectos clave para elevar la seguridad, considerando que esta la plataforma está ganando terreno en la productividad remota.
¿Qué es Microsoft Office 365?
Office 365 es una serie de programas de Microsoft que permite realizar diversas tareas a los usuarios, desde procesar un texto, hasta editar una imagen.
Esta plataforma está disponible para empresas y usuario. Está habilitada en la nube, por lo que se puede trabajar en dispositivos y equipos de escritorio, se puede contratar la modalidad y el plan más adecuados para responder las necesidades de los usuarios.
¿Cómo funciona?
Anteriormente se debía de ejecutar los programas mediante discos o unidades de almacenamiento. Sin embargo, ahora se ejecuta en una plataforma, por lo que los usuarios se deben registrar e inscribirse y comprar el producto en la tienda online.
Con esto se podrá acceder a la suite de herramientas en todos los dispositivos y mantenerlas siempre actualizadas.
Con la fuerza laboral global actual, cada vez más organizaciones aprovechan la nube para colaborar y garantizar la continuidad del negocio y la productividad. Microsoft 365, en particular, se reconoce como una plataforma de productividad especializada.
Principales aplicaciones
Teams
Permite colaborar con otros usuarios y formar grupos de trabajo
Planner
Realizar proyectos y organizar las tareas.
Word, Excel, PowerPoint, OneNote
Ofrece la posibilidad de crear, procesar y gestionar archivos.
OneDrive
Almacenar archivos en la nube y compartirlos para que más personas participen en su edición.
Yammer
Simplifica y ayuda a la comunicación.
Share Point
Optimiza el trabajo colaborativo.
Seguridad en Office 365
Si bien Microsoft Office 365 ofrece una serie de capacidades de protección de datos y disponibilidad del sistema, los datos aún pueden dañarse o perderse en función de varias situaciones imprevistas, incluidos cambios y eliminaciones, así como vectores de amenazas maliciosas externas como virus y ransomware.
En este contexto, Quest Software ofrece tres consejos para reforzar los procesos de seguridad y recuperación de Office 365.
Realizar copias de seguridad
Las aplicaciones SaaS, y la nube en general, son tan susceptibles a interrupciones y desafíos de recuperación como los centros de datos locales tradicionales. Esto incluye fallas de infraestructura o errores accidentales, hasta ataques maliciosos intencionados. Para ayudar a mitigarlos, los equipos de TI deben realizar sus propias copias de seguridad de Office 365.
Realizar una propia copia de seguridad de Office 365 permite a la empresa restaurar datos críticos en otra ubicación o sistema, incluido un recurso local. Esto hace que sea más fácil ayudar a reducir el riesgo de inactividad empresarial, mantiene la productividad bajo control y protege el negocio.
Familiarizarse con las políticas de retención de datos
Office 365 ofrece políticas de retención, pero hay que asegurarse de conocer los detalles. No todos se consideran retención de datos a largo plazo requeridos por varias regulaciones de cumplimiento.
Además, las políticas de retención no protegen los datos que se modifican de forma accidental o maliciosa. Para reforzarlo, recurre a soluciones de terceros que admitan una estrategia de copia de seguridad 3-2-1, una que le permita a la empresa tener múltiples copias de datos en dispositivos separados y en diferentes ubicaciones.
Esto brindará la protección que necesitas y la capacidad de recuperar archivos o datos modificados, dañados o eliminados. Además, no hay límite en cuanto al tiempo que eliges conservar los datos.
Comprender las conexiones y contextos de los datos de Office 365
A menudo, no solo son importantes los archivos o correos electrónicos, sino también el contexto y las conexiones que estos correos electrónicos y archivos tienen con otros datos.
Microsoft Teams, que se ha convertido rápidamente en una de las aplicaciones de productividad y conectividad más populares utilizadas por las organizaciones.
Teams permite a los compañeros de trabajo compartir y colaborar en documentos y wikis, y comunicarse a través de reuniones de chat y video.
Proteger solo los documentos individuales o registros de chat sin el contexto circundante de la estructura del equipo, las conexiones y el historial, significa que el valor comercial de ese contexto está desprotegido.
Conclusión
Es fundamental que las empresas tengan un conocimiento completo de todos los datos en los entornos de Office 365 y lo que hace que estos datos sean importantes para la empresa.
Tener esta visibilidad y comprender el contexto de la información ayudará a garantizar que las organizaciones implementen procesos de respaldo y recuperación en Office 365.
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